Важные моменты по аренде автомобиля
Договор аренды автомобиля: ключевые моменты в 2020 году
Договор аренды автомобиля не отличается популярностью в нашей стране. Однако в ряде случаев именно аренда, а не купля-продажа представляется наиболее выгодным вариантом. Какие это могут быть случаи? Допустим, Вы отправляетесь в заграничное путешествие и желаете иметь личный транспорт. Или: в честь какого-либо торжества Вам необходимо сразу несколько автомобилей. Другая ситуация: срочно нужен автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности, а имеющихся денежных средств на его приобретение недостаточно. На помощь придёт договор аренды.
Что представляет собой договор аренды автомобиля между физическими лицами?
По договору аренды автомобиля арендодатель передаёт арендатору автомобиль во временное владение и пользование за определённое вознаграждение. Разберёмся подробнее.
Договор аренды автомобиля заключается между двумя физическими лицами, одно из которых приобретает статус арендатора, а другое — арендодателя. Арендодатель — это собственник (как правило) транспортного средства. Он не нуждается в использовании своего автомобиля, но хочет получить от его наличия определённую выгоду. Арендатору, наоборот, автомобиль очень нужен в целях его непосредственного использования.
На основании договора аренды происходит переход прав владения и пользования от собственника автомобиля к арендатору. О владении можно говорить, например, если автомобиль находится в гараже конкретного человека при условии, что у него же — ключи от данного авто и все необходимые документы. Пользование предполагает получение определённой пользы от имущества. Поскольку автомобиль предназначен для перевозки людей и грузов, то пользование им заключается в непосредственной эксплуатации, связанной с дорожным движением.
Арендатор должен выплачивать собственнику за использование автомобиля определённую денежную сумму. Обратите внимание: существует договор, по сущности очень похожий на договор аренды, однако не предполагающий внесения платы. Это договор безвозмездного пользования. Если у Вас есть возможность получить автомобиль в пользование бесплатно, необходимо оформить именно второй из указанных договоров.
Основные обязанности сторон формируют представление о договоре аренды автомобиля. Арендодатель в соответствии с договором совершает следующие действия:
- передаёт арендатору автомобиль;
- обеспечивает исправное состояние автомобиля (до передачи арендатору).
Арендатор, в свою очередь, выполняет следующие обязанности:
- вовремя осуществляет арендные платежи;
- возвращает автомобиль по истечении срока аренды в том же состоянии, в котором он его получил, но с учётом нормального износа. Непосредственно в договоре можно закрепить положение о требуемом состоянии автомобиля при его возврате собственнику.
Таким образом, по договору аренды собственник, не заинтересованный в использовании своего транспортного средства, передаёт право пользования им арендатору. Данное действие осуществляется на возмездной основе и ограничено временными рамками.
Виды договора аренды автомобиля
Наиболее распространёнными видами договора аренды транспорта в нашей стране являются договоры аренды автомобиля с экипажем и без такового. Далее рассмотрим каждый из них подробней.
Автомобиль с экипажем
По договору аренды автомобиля с экипажем собственник не только передаёт арендатору автомобиль, но и в качестве дополнения оказывает ему определённые услуги. Они связаны с управлением транспортным средством и его техническим содержанием. Как правило, данные действия производит не сам арендодатель, а подчинённые ему работники.
Обязанности по такому договору распределяются несколько иначе, чем в стандартной схеме. Основной их объём ложится на арендодателя, который дополнительно к основным своим обязанностям совершает следующие действия:
- поддерживает автомобиль в исправном состоянии. Для этого требуется осуществление как текущего, так и капитального ремонта авто. Капитальный ремонт предполагает восстановление тех конструктивных частей автомобиля, без которых его использование для перевозок становится невозможным. Под текущим ремонтом понимается устранение менее значительных дефектов, которые тем или иным образом затрудняют использование имущества;
- предоставляет услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля. Они должны отвечать критерию безопасности. К членам экипажа предъявляется требование о наличии соответствующей квалификации;
- оплачивает работу членов экипажа (т.е. работу водителя). При этом нужно учитывать, что для арендатора соответствующие суммы входят в состав арендной платы;
- осуществляет за свой счёт страхование транспортного средства, а также страхование гражданской ответственности за ущерб, который может быть причинён третьим лицам при его эксплуатации.
На арендатора дополнительно возлагаются лишь расходы по коммерческой эксплуатации (например, оплата топлива). Такая эксплуатация автомобиля осуществляется в ходе предпринимательской деятельности (транспортные перевозки).
В случае повреждения или уничтожения автомобиля арендатор несёт ответственность. Он обязан возместить собственнику автомобиля все убытки, возникшие в такой ситуации. Но для этого последний должен доказать, что автомобиль пострадал по вине арендатора или по иным обстоятельствам, которые специально оговорены в договоре (например, самовозгорание пожароопасного груза).
Автомобиль без экипажа
Заключая договор аренды автомобиля без экипажа, арендатор должен понимать, что практически всё ему придётся делать самостоятельно: и управлять автомобилем, и осуществлять его техническое обслуживание. Ведь данная сделка не обязывает собственника имущества к оказанию дополнительных услуг. Его роль здесь заключается в предоставлении автомобиля, а большая часть обязанностей перекладывается на плечи арендатора.
Так, арендатор по данному договору обязан осуществлять:
- поддержание арендованного автомобиля в исправном состоянии (сюда входят также действия, связанные с текущим и капитальным ремонтом);
- самостоятельное управление автомобилем;
- его техническое обслуживание;
- расходы на следующие цели:
- Содержание автомобиля.
- Страхование автомобиля и страхование ответственности.
- Расходы, связанные с эксплуатацией.
Для управления автомобилем арендатор может использовать также услуги третьих лиц. Главное, чтобы в роли такого третьего лица не выступал арендодатель.
Какие документы нужны для составления договора аренды автомобиля в 2020 году?
Для оформления договора аренды автомобиля между физическими лицами потребуются следующие документы:
- Документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт). Этот документ обязаны предоставить и арендодатель, и арендатор. Если одной из них (чаще всего — арендатором) выступает иностранный гражданин, он предоставляет паспорт иностранного гражданина. Личность лица без гражданства удостоверяется также разрешением на временное проживание в Российской Федерации или видом на жительство.
- Водительское удостоверение соответствующей категории, для иностранных граждан — международное водительское удостоверение. Данный документ предоставляет арендатор при заключении договора аренды автомобиля без экипажа.
- Свидетельство о регистрации транспортного средства.
- Технический паспорт транспортного средства.
Последние два документа необходимы для того, чтобы индивидуализировать автомобиль при составлении договора.
Условия договора аренды автомобиля
При заключении договора аренды автомобиля необходимо учесть множество нюансов. Рассмотрим подробнее, какие условия он должен содержать. Отметим ключевые моменты, которые требуют особого внимания сторон.
Обязательные условия договора
Единственное условие, которое нужно согласовать обязательно, — предмет аренды. Им является конкретный автомобиль, который передаётся арендатору.
При заключении сделки нужно достаточно детально прописать характеристику транспортного средства, чтобы выделить его среди множества других. Следует указать:
- марку;
- модель;
- цвет;
- государственный регистрационный номер;
- идентификационный номер;
- кузовной номер;
- номер шасси.
Дополнительные условия договора
В договоре можно урегулировать многие другие моменты. Однако их наличие необязательно: в законе есть общие правила, которые распространяются на всех.
К дополнительным условиям договора относятся следующие:
Срок аренды. Ограничений относительно продолжительности аренды автомобиля в законе нет. Её можно оформить на удобный для сторон срок. Если срок не прописан в договоре, то считается, что стороны его заключили на неопределённый срок. Договор будет действовать до тех пор, пока собственник или арендодатель не пожелают его расторгнуть. Предупреждать контрагента о данной новости требуется хотя бы за один месяц.
Арендная плата. При заключении сделки нужно установить форму, срок и порядок внесения арендных платежей. В качестве них рассматриваются не только деньги. Возможны иные формы оплаты, а именно:
- часть прибыли от использования авто;
- оказание услуг;
- передача какой-либо вещи в собственность или в аренду;
- расходы на ремонтные работы.
Предоставление автомобиля и его возврат. Здесь необходимо обусловить срок передачи и состояние передаваемого автомобиля. Арендатор также получает принадлежности (ключи, например) и документы к нему. Во избежание недоразумений нужно составить детальный список таких вещей и закрепить его в договоре.
Если арендатор нарушит срок возврата автомобиля, то собственнику авто причитается арендная плата и возмещаются убытки.
Страхование. Собственник и арендатор могут распределить между собой расходы, касающиеся страхования автомобиля. Если договор по данному поводу молчит, значит, указанных лиц устраивает общий порядок. Данный порядок установлен законодателем:
- по договору аренды автомобиля с экипажем страхование осуществляет арендодатель;
- по договору аренды автомобиля без экипажа расходы возлагаются на арендатора.
Выкуп автомобиля. Если арендатора интересует перспектива последующей покупки автомобиля, то ему предоставлена возможность заранее договориться с собственником о выкупе. Сторонам нужно обозначить выкупную цену. В счёт неё могут засчитываться и арендные платежи. После полной оплаты арендатор становится полноправным собственником авто.
На что обратить особое внимание при заключении договора?
Форма договора. Аренду автомобиля необходимо оформлять письменно. Здесь не имеет значения, на какой срок вы его заключаете, каков размер арендных платежей. Где-либо регистрировать договор не нужно. Удостоверять у нотариуса — также необязательно. Это Вы можете сделать, если сомневаетесь в контрагенте.
Возобновление договора. Договор не продлевается автоматически, когда его срок истекает. При оформлении новой сделки прежний арендатор никаких преимуществ перед остальными кандидатами не имеет.
Субаренда. Арендатор вправе передавать автомобиль третьим лицам в субаренду. На это не требуется разрешение собственника. Если же он хочет исключить возможность передачи автомобиля третьим лицам, в договоре необходимо установить соответствующий запрет.
Ответственность за причинение вреда. По договору аренды автомобиля с экипажем за вред, причинённый другим лицам при использовании авто, отвечает арендодатель. Если машина арендуется без экипажа, наоборот, все убытки возмещает арендатор.
Транспортный налог. Арендатор не обязан уплачивать налог в отношении арендованного автомобиля. Договорное закрепление иного правила не допускается.
Аренда авто в России набирает популярность. Сегодня взять машину в прокат также просто, как снять номер в гостинице. Но для многих такая услуга в новинку, поэтому важно знать, на что обратить внимание при аренде автомобиля.
Чем привлекательна услуга
Удобство и независимость передвижения играет важную роль. Но для этого не обязательно иметь автомобиль, достаточно его просто арендовать. Благодаря этому исключается необходимость быть привязанным к общественному транспорту, трястись в электричках, маршрутках или метро. Вы можете взять машину на выходные и отправиться на отдых, заказать ее в командировке или для проведения торжественных мероприятий.
Авто можно взять напрокат на несколько дней посуточно или на несколько лет с правом выкупа. Если у вас есть права, нет смысла тратиться на такси или оплачивать машину с водителем.
Аренда транспортного средства – лучший выход с практической и экономической точки зрения. Услуга максимально доступна, а оформление не займет много времени.
Что нужно чтобы взять машину в прокат:
- гражданский паспорт;
- водительское удостоверение соответствующей категории;
- третий документ, который подтверждает личность.
Воспользоваться услугой может как гражданин России, так и другого государства. Иностранцу необходимо предоставить паспорт с нотариально заверенным переводом, разрешение на работу или регистрацию в Москве, миграционную карту.
На что нужно обратить внимание
Многие уже оценили преимущество проката авто, однако, данная услуга имеет свои нюансы. Что же нужно знать при аренде автомобиля и на что обращать внимание?
- Изучите цены прокатной компании – они могут значительно отличаться в зависимости от бренда, региона, наличия дополнительных услуг и т.д.
- Условия договора могут подразумевать не просто аренду на определенный срок, но и ограничения по пробегу. Всегда внимательно читайте договор, чтобы подобрать оптимальный для вашей ситуации вариант.
- Сколько стоит страховка и что она в себя включает – иногда для снижения стоимости услуги компании минимизируют количество рисков, которые покрывает страховка. Но в случае угона или повреждения авто арендатор может понести большие расходы. В некоторых случаях есть смысл оформить дополнительную страховку.
- Наличие франшизы позволяет минимизировать расходы арендатора. В случае повреждения машины, оплачивается не полная стоимость восстановительных работ, а ограниченная франшизой.
- Условия возврата – немаловажный пункт, так как некоторые прокатные компании выдвигают условия возврата, требующие дополнительных расходов времени и средств.
Особенности аренды автомобиля
Существуют некоторые особенности, которые нужно знать, арендуя автомобиль:
- аренда предоставляется посуточно, если вам нужна машина, к примеру, на 30 часов, вам необходимо оформить прокат на двое суток;
- автомобиль должен быть возвращен в исправном состоянии с тем количеством топлива, который был при взятии в аренду;
- вы можете сэкономить время и заказать доставку арендуемого автомобиля в любой район Москвы;
- существуют определенные ограничения по возрасту и водительскому стажу, в том числе для аренды разных категорий транспорта;
- услугой могут воспользоваться как физические, так и юридические лица;
- автомобили могут быть оснащены дополнительным оборудованием по просьбе арендатора (GPS-навигатор, детское кресло и т.д.) бесплатно или по тарифам прокатной компании.
Есть и другие нюансы аренды. К примеру, машину нужно вернуть чистой. Если вы решили продлить срок проката, сделать это можно, но нужно заранее поставить в известность об этом менеджера компании. В противном случае автомобиль может быть забронирован другим клиентом. Если машина по каким-либо причинам вам не подходит, вы можете сменить ее на другую без бюрократических проволочек.
Перед подписанием договора аренды необходимо его тщательно изучить и получить комментарии от менеджера по интересующим вопросам. Прокатная компания не ставит перед собой цель обмануть клиента. Напротив – в ее интересах качественно предоставить услуги, чтобы арендатор обратился еще раз и порекомендовал фирму своим знакомым. Поэтому не должно быть «темных пятен», а условия должны быть понятны и написаны доступным языком. Обязательно уточняйте, как необходимо сдавать машину, что делать при ДТП, что нужно, чтобы взять машину напрокат. Это поможет сэкономить время и избежать недоразумений.
Особенности возврата автомобиля
Возврат автомобиля – не менее важная процедура, чем его получение. Принимать транспорт должны в вашем присутствии и убедиться, что с ним ничего не произошло. Обязательно это должно быть зафиксировано документально – подписан акт приема-передачи, копия которого выдается на руки арендатору.
Возврат автомобиля необходимо осуществить не позднее указанного срока. В противном случае клиента могут обязать оплатить пеню или внести плату за дополнительные сутки пользования.
Комфорт от пользования арендованным автомобилем во многом зависит от прокатной компании. Поэтому выбирать ее нужно тщательно: изучать условия предоставления услуг, цены, сроки, автопарк (количество машин, их техническое состояние) дополнительные предложения и т.д.
Компания «ПростоПрокат» предлагает аренду автомобилей в Москве и области на выгодных условиях. У нас представлен широкий выбор машин от эконом-класса до VIP-авто. Прокат может быть оформлен на короткий период (посуточно) или на длительный – до нескольких лет. Для тех, кто желает приобрести автомобиль, мы предлагаем аренду с правом выкупа, что дает возможность оплачивать стоимость машины по частям и изучить ее эксплуатационные качества на практике.
У нас действует гибкая система скидок. Узнайте, что нужно для проката авто и другую информацию у наших менеджеров. Вы можете ознакомиться с техническими характеристиками, оформить заявку на аренду непосредственно на сайте или заказать обратный звонок наших специалистов.
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок
Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.
Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.
Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).
Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.
Транспортный налог
Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.
Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.
Налог на прибыль
Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:
- арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
- при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.
В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.
Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства
Вид расхода
Вид расхода в НУ
Ссылка на законодательство
Расходы на аренду
пп.10 п.1 ст.264 НК
Услуги по управлению автомобилем
Страховые взносы на услуги по управлению
пп.1 п.1 ст.264 НК
Текущий и капитальный ремонт
Расходы на ремонт основных средств*
пп. 1 и 2 ст. 260 НК*
Расходы на содержание
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК
Материальные расходы** или
пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***
Страхование (ОСАГО, КАСКО)
Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование
пп. 1 п. 1 ст. 263 НК
* если обязанность возложена на арендатора,
** для производственной деятельности,
*** для нужд управления.
Первичные документы
Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.
Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.
Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.
Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.
Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке его действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
- показания одометра при выезде и при заезде;
- дата и время выезда и заезда в гараж;
- подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
- Ф.И.О. водителя;
- дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
- штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.
Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.
Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.
Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).
Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).
При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.
Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.
Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
НДФЛ и страховые взносы
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.
Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.
Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.
Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:
- В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
- Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
- Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).
Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.
Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.
Таблица 2. Бухгалтерские проводки
Аренда авто в России. На что обратить внимание?
Арендный автомобиль существенно упростит перемещение в путешествиях по новым местам, в деловых поездках или в родном городе. Конкуренция на рынке данных услуг привела к снижению цены — взять комфортную машину на прокат можно от 1200 руб. за сутки, поэтому все больше водителей выбирают арендное авто для свободных поездок вместо такси или общественного транспорта.
Не всегда процесс аренды автомобиля прозрачен и понятен для клиента, поэтому некоторые важные моменты требуют внимания и “живого” рассмотрения.
Как выбрать автомобиль в аренду
Сайты компаний по прокату предоставляют возможность выбрать авто предварительно и забронировать на необходимый срок. Рассматривая доступные варианты, нужно ориентироваться не только на стоимость услуги (обычно аренда тарифицируется посуточно), но и на расход топлива. Заправлять авто придется самостоятельно.
Для многих имеет значение комплектация — в жару нужен кондиционер, а при длительных стоянках зимой удобен автономный отопитель салона. Некоторые водители не представляют, как можно ездить на механической коробке передач. Технические характеристики и прочая информация по автомобилям обычно представлена на сайтах компании, для подстраховки можно созвониться с менеджерами и выяснить важные детали.
Не лишним будет уточнить требования, которые компания по прокату предъявляет к арендатору, например, стаж управления. Перечень документов, которые нужно иметь на момент заключения договора также лучше выяснить заранее.
На какие нюансы следует обращать внимание при аренде авто
Обязательное условие оформления автомобиля в аренду — подписание договора. Этот документ должен содержать все условия сделки и вносить предельную ясность в отношения между клиентом и компанией, предоставляющей машину в пользование. Банальный совет — тщательно изучать каждый пункт договора перед тем, как поставить автограф, но и это не всегда гарантирует отсутствие спорных моментов. Ниже представлены самые важные нюансы, понимая которые клиент может исключить возможные неудобства и дополнительные траты при аренде авто.
Внесение залога за автомобиль или депозит
Стоимость использования авто на расчетный период уплачивается при оформлении автомобиля в аренду, однако часто компании требуют внесения дополнительных средств в качестве залога. Так владелец машины защищает себя от ущерба при возможных повреждениях и гарантирует оплату штрафа за нарушения условий договора. Не все предупреждают о залоге на момент бронирования машины, поэтому иногда необходимость внесения лишних денег становится неожиданностью.
Суммы депозита (залога) отличаются у разных фирм и зависят от класса, цены автомобиля.
При отказе вносить залог менеджер предложит взять авто и без уплаты депозита, но стоимость проката при этом увеличится минимум на 20%.
При возвращении машины без повреждений, полученных штрафов и прочих неприятностей сумма депозита полностью выплачивается клиенту, но иногда с задержкой в несколько дней.
Доставка автомобиля клиенту
Идеальный вариант — когда работники компании доставляют автомобиль к месту, которое указывает при бронировании клиент. Это может быть любой адрес — аэропорт, вокзал или место проживания. Услуга удобна, но не всегда бесплатна. Даже если доставка к месту оговорена в предварительной заявке, и сумма уже рассчитана, курьер может потребовать дополнительной оплаты при передаче авто клиенту. Стоимость подачи автомобиля прямо зависит от удаленности стоянки от указанного клиентом адреса.
Есть и разновидность такой услуги — доставка клиента в офис или к месту стоянки транспортом компании. В этом случае арендатора встречает сотрудник фирмы на машине и привозит на место.
Условия страхования
Все фирмы проката автомобилей заявляют, что страховка уже включена в стоимость аренды. Часто компании экономят и оформляют полисы с ограничениями. Для примера — полис ОСАГО фирма предоставить обязана, ведь без него запрещена езда по дорогам, а КАСКО не является обязательным, и тут возможны варианты. Один из них — франшиза, когда при наступлении страхового случая страховая компания не полностью выплачивает за ущерб, а остаток возлагается на клиента, который управлял автомобилем. Также полис КАСКО может иметь ограниченное действие — покрывать ущерб от ДТП или угона, но не предусматривать выплаты за повреждения на парковке или прокол колеса.
Возможные ограничения при использовании автомобиля в аренду
- Лимит на пробег. Некоторые компании могут устанавливать ограничение по суточному или общему пробегу. Данный нюанс нужно уточнить заранее и примерно спланировать маршруты и километраж. Превышение лимита влечет наложение штрафа, что существенно увеличит стоимость услуги.
- Несколько водителей. Если за рулем автомобиля в течении срока аренды будет находится кто-то кроме арендатора, на которого оформлен договор, фирма проката потребует доплаты. Компания не сможет контролировать, кто управляет машиной, но в случае аварии или оформления протокола сотрудниками ДПС это выяснится и повлечет штраф, который будет вычтен из депозита (залога).
Какие документы нужны при оформлении авто в аренду
Обязательные требования к клиенту, которые предъявляет компания по прокату авто — наличие прав на управление и паспорта. Оплата чаще всего осуществляется кредиткой и карта должна быть оформлена на лицо, которое заключает договор.
На момент получения машины, кроме договора в 2-х экземплярах, подписывается акт приема-передачи. Это подробный документ, в котором содержится информация о состоянии автомобиля, имеющихся повреждениях, количестве топлива и прочем. Если возникают спорные ситуации при возврате машины, акт приема-передачи является доказательством, поэтому важно изучить этот документ и сравнить информацию на соответствие.
Возврат автомобиля
Возвращая автомобиль после использования можно получить штраф от компании за нарушения пунктов договора. Самые распространенные из них это:
- Возврат грязного автомобиля. Компании предоставляют машины в чистом виде с аккуратным салоном, это имидж и забота о клиентах. Если машина возвращается грязной, скорее всего фирма потребует выплату штрафа. Сумма часто превышает стоимость услуг автомойки, поэтому возвращать машину лучше чистой.
- Недостаточное количество топлива. При получении машины в аренду количество топлива указывается в акте приема-передачи, обычно это полный бак. При возврате авто с пустым баком или если топлива меньше чем было клиенту грозит штраф.
- Возврат автомобиля позже оговоренного срока. В договоре прописана дата возврата и точное время. Раньше срока пригнать машину можно, но опоздание влечет наложение штрафа, так как автомобиль уже может быть забронирован следующим клиентом.
Выбирайте компанию, предоставляющую автомобили в аренду внимательно, полностью читайте договор, осматривайте машину перед получением и подписанием акта приема-передачи. Так вы исключите возможные неприятности, которые могут привести к дополнительным тратам.
Как сэкономить на аренде машины
Как дешево взять машину напрокат
Сравните онлайн цены на аренду машин у разных прокатчиков и брокеров
Куда бы вы ни поехали, везде есть крупные международные прокатные компании, такие как Avis, Hertz, Sixt, Europcar, Budget и Alamo. Аренда машины у них — это удобно и надежно, но дороговато. У местных прокатчиков цены ниже, но скромнее автопарк и хуже налажена работа.
Лучшие авиабилеты и вдохновение для спонтанных путешествий — в приложении Skyscanner.
Бронировать авто можно на сайте или в приложении самой прокатной конторы или через посредника-брокера. Если у вас нет купона на скидку или золотой карты лояльности, через брокера наверняка получится дешевле.
Еще один вариант — не бронировать машину заранее напрямую или через брокера, а найти подходящий автомобиль на месте. Если готовы потратить время на поиск и сравнение цен и, возможно, поторговаться на незнакомом языке, есть шанс поймать хороший дешевый вариант. Но может и не повезти: если время ограничено, надежнее забронировать авто напрокат заранее.
При аренде авто учитывайте свое время прилета и вылета. Многие прокатные станции ночью не работают.
Где будет выгоднее арендовать автомобиль в конкретном случае, не предскажешь, поэтому лучше проверить разные варианты. Чтобы не перелопачивать вручную десятки сайтов, воспользуйтесь сервисом-агрегатором «Скайсканер. Прокат автомобилей». Это так же удобно, как искать на Скайсканере авиабилеты.
4 причины искать прокат машин на Скайсканере
- Скайсканер показывает цены от проверенных брокеров и прокатных компаний
Стоимость аренды автомобилей в разных местах ощутимо отличается. Скайсканер ищет лучшие предложения по сайтам брокеров и прокатчиков и собирает цены на одной странице. Вам не придется гадать, бывает ли дешевле.
Скайсканер — бесплатный поисковик, а не посредник при аренде
Когда вы находите на Скайсканере подходящий автомобиль напрокат, система перенаправляет вас на сайт прокатной компании или брокера, чтобы вы могли добавить нужные опции и забронировать выбранную машину. Сам Скайсканер не занимается бронированием и оплатой. Ни явных, ни скрытых комиссий за поиск на Скайсканере нет.
Искать прокат машин на Скайсканере удобно
Вбейте в поиск авто в аренду место, даты и возраст водителя. Если хотите сдать автомобиль не там, где взяли, поставьте флажок «Возврат машины в другое место». Результаты поиска отфильтруйте по нужному классу автомобиля, топливной политике, цене и другим параметрам. Чтобы добавить дополнительные опции и забронировать машину, переходите на сайт поставщика услуг.
Все в одном приложении
На сайте и в мобильном приложении Скайсканера собрано все самое нужное для поездок: бесплатный поиск авиабилетов, гостиниц, трансфера и машин напрокат. Кроме того, можно дополнительно сэкономить на жилье. Если вы забронировали авиабилеты на Скайсканере, ищите значок Fly Stay Save, чтобы воспользоваться особой скидкой на номер в отеле.
Найдите промокод для скидки на прокат машины
У прокатных компаний и брокеров бывают скидки на аренду машин. Получить их несложно, главное — узнать, что спецпредложения на прокат авто есть.
Постоянные скидки часто привязаны к банковским картам. В Hertz вычитают из стоимости аренды 5–15 % для владельцев карт «Сбербанка», «Альфа-Банка», ВТБ24 и «Ситибанка». При бронировании нужно ввести промокод, соответствующий статусу карты. Rentalcars.com снижает цену на 7 % при оплате премиальными картами Visa.
Бывает, что прокатчики и брокеры присылают личные промокоды по электронной почте или объявляют временную акцию, в том числе совместную с партнерами, которая действует для всех.
Где искать промокоды и купоны на скидку для аренды машины. Проверьте раздел «Акции» или «Партнеры» на сайте прокатчика или брокера: иногда там бывает информация о действующих промокодах. Вбейте в Гугл «[название автопрокатной компании] купон» или «[название компании] промокод» — и увидите кучу сторонних сайтов с купонами на все случаи жизни. А еще профильные темы на форуме Винского, где регулярно выкладывают актуальные скидочные коды и сообщают про акции. Использовать можно все, что найдете, кроме того, на что не имеете права: например, не стоит вбивать корпоративный код, если вы не работаете в этой компании, и код для владельцев элитных банковских карт, если у вас их нет.
Если планируете часто брать машину в аренду, имеет смысл вступить в программу лояльности приглянувшегося прокатчика или брокера. Чем выше ваш статус в программе, тем лучшие условия по аренде и тем больше приятных бонусов можно получить. Если отпуск скоро, а элитного статуса нет, подумайте, имеете ли вы право на статус-матч.
Статус-матч — это получение элитного статуса в одной компании за счет имеющегося статуса в другой. То есть, если вы часто пользовались услугами одной прокатной фирмы и заработали там бонусы, вам есть чем доказать другой компании по аренде авто, что вы выгодный клиент, и мотивировать ее дать вам статус авансом. Статус-матч запрашивают по электронной почте — вот, к примеру, правила получения Status Match в программе лояльности Hertz.
Подумайте о прокате машины заранее
На пиковые дни недорогие автомобили быстро заканчиваются. Поэтому стоит бронировать машину хотя бы за неделю до поездки.
Аренда автомобиля без предварительной брони на станции проката, как правило, обходится дороже.
Выбирайте для аренды малолитражку с механикой
Чем меньше машина, тем дешевле обойдется аренда. Самые доступные — малолитражные авто с механической коробкой передач. Автомат — дороже.
Если повезет, вместо забронированной малолитражки вам выдадут машину среднего класса без доплаты. Станция проката не имеет права отказать в аренде при наличии брони, и если нужного авто не окажется, вам бесплатно выдадут машину классом выше. Шанс не так мал, как может показаться: бюджетные машины расходятся быстро.
На форумах советуют при бронировании авто изменить на сайте страну проживания или перейти на региональный сайт другой страны, чтобы сэкономить. Осторожнее с этим. Например, в Америке страховка своего автомобиля обычно покрывает и машину напрокат, поэтому CDW/LDW предлагается клиентам как опция, а не как обязательное условие аренды. Если вы забронируете машину с американского сайта и не добавите страховку как дополнительную опцию, то останетесь вообще без нее.
Посчитайте, что выгоднее: машина на бензине или дизеле
Прокат машины с дизельным двигателем обойдется дороже, чем с бензиновым. Но учитывая, что она потребляет значительно меньше топлива, которое само по себе дешевле бензина, при езде на дальние расстояния это может быть выгодно.
Откажитесь от лишних услуг и проверьте скрытые платежи
Если вы нашли машину по приятной цене, не расслабляйтесь: вас почти наверняка ждут дополнительные сборы за услуги и скрытые платежи. Читайте, за что прокатчики берут доплату, решайте, обоснована ли она, и прикидывайте финальную стоимость аренды.
Скрытые платежи при бронировании машины напрокат:
- возврат машины в другом месте. Если вы возвращаете машину в другом офисе, с вас возьмут доплату. Особенно большой сбор — за возврат в другой стране;
- расширенная страховка. В большинстве случаев машины сдаются со включенной в цену базовой страховкой — обычно это CDW, защита от повреждений. Учтите, что CDW не покрывает разбитые стекла, фары и колеса. Могут быть бесплатно включены и другие виды страховок, например, TI — от угона. К минимальной страховке всегда указана франшиза (обычно 900 €) — это та сумма, которую в случае ущерба оплачиваете вы, а со всем, что выше, разбирается прокатчик.
В качестве дополнительной опции можно снизить франшизу до нуля, но на стекла и колеса она распространяться все равно не будет. Более дорогая опция — докупить полную страховку без франшизы и с покрытие всех возможных рисков. Такую страховку прокатчики называют FDW, FCDW, Super CDW (SCDW), Super Cover или Full Cover. Оформить ее можно при бронировании или при получении машины на станции проката — зависит от правил прокатчики или брокера.
Альтернативный вариант — оформить страховку у сторонней страховой компании, а не у прокатчика. Это может быть полная страховка или только страховка франшизы, по которой вы сначала выплатите прокатчику франшизу, а потом получите возмещение от своей страховой.
Какую бы страховку вы ни выбрали, заранее прочитайте условия и разберитесь, какие повреждения она покрывает, а какие нет.
Доплаты при получении автомобиля в аренду:
- молодой водитель. Многие компании берут дополнительные 10–20 € в день, если водителю еще не исполнилось 25 лет;
- второй водитель. Чтобы муж с женой могли сменять друг друга за рулем, придется доплатить. Еще такую доплату могут взять, если договор заключен на водителя, а своей кредиткой расплачивается пассажир, тогда его оформляют как второго водителя;
- дополнительное оборудование. Зимние шины и цепи для колес, лыжные крепления на крышу, GPS-навигатор, детское кресло для малыша и бустер для ребенка постарше — все это можно включить в заказ при бронировании и оплатить на месте при получении машины. Чтобы сэкономить, автокресло для ребенка привезите с собой, а вместо встроенного GPS-навигатора скачайте пакет офлайн-карт в навигационное приложение на смартфоне.
Доплаты при сдаче прокатной машины:
- за пробег. Бывает, что прокатчик устанавливает ограничение по километражу, который вы можете намотать за день. Допустим, включено 150 км, а все излишки — за отдельную плату в 0,2 евро за километр. Марш-бросок через пол-Европы может влететь в копеечку;
- за недостаток топлива и заправку. Топливная политика отличается у разных прокатчиков. Самая выгодная — взяли машину с полным баком, сдаете тоже с полным. Если окажется, что топлива меньше, то придется оплатить недостающие литры по цене прокатчика и, возможно, дополнительный сбор за заправку — к примеру, в Hertz это 18 € плюс НДС. Выгоднее сразу проверить, где находится ближайшая к станции заправка и до скольки она работает, и заправиться на обратном пути;
- за сервис на дороге. Заранее уточните, какой объем экстренной помощи на дороге бесплатно включен в аренду, иначе вызов эвакуатора может обойтись в круглую сумму. Расширенную помощь на дороге можно забронировать заранее — это что-то вроде страховки;
- за повреждения. Если приемщик заметит царапину на бампере, то составит акт, выдаст чек, и из депозита вам вернется на пару-тройку сотен евро меньше (при условии, что вы не оформили полную страховку);
- за штрафы. Если прокатчик получит квитанцию о штрафе за нарушение вами ПДД, то с вашей карты спишется сбор за передачу ваших персональных данных в полицию. Сам штраф вы получите по почте и должны будете оплатить сами. Были случаи, когда приходил штраф и списывался сбор спустя полгода после аренды.
Подготовьтесь к блокировке депозита
При аренде автомобиля прокатчики, как правило, блокируют депозит на вашей банковской карте — это называется «холдирование». Когда вы сдадите машину, сумма полностью разблокируется (если прокатчику не придут штрафы за нарушение вами ПДД) и снова будет доступна. Иногда ждать разморозки приходится долго — до 30 дней с момента блокировки. Причем отвечает за это не прокатчик, а банк, у которого деньги висят «в холде». Чтобы ускорить процесс, после сдачи машины обратитесь в банк и оставьте заявление на разблокировку денег.
Многие прокатчики принимают только кредитные карты. Это даже удобно — не всем хочется, чтобы в отпуске на их дебетовых картах блокировались «живые» деньги. На кредитной карте замораживаются деньги банка, а не ваши, и вы не платите проценты, так как деньги не списывают, а только блокируют.
Учтите, что российские дебетовые карты могут значиться в международной платежной системе как кредитные, а кредитные — как дебетовые. Бывали случаи, когда прокатчики не выдавали машину из-за того, что кредитная карта «бьется» как дебетовая, и наоборот без проблем давали машины по дебетовкам, которые видны как кредитные. Проверить можно, введя первые 6 цифр карты в сервисы по проверке БИН, банковского идентификационного номера. Такие сервисы легко нагуглить по запросу ‘BIN check’.
Если вы берете страховку с нулевой франшизой или полную страховку, депозит на карте, как правило, не блокируют.